Ti mando un vocale di dieci minuti soltanto per dirti...

Ti mando un vocale di dieci minuti soltanto per dirti...

In principio erano gli sms, che usavamo meticolosamente perché a pagamento. Ricordate l’entusiasmo per l’attivazione della Christmas card? Tutto sembrava avere un valore e una selezione diversa.

Poi, è arrivato WhatsApp. L’applicazione di messaggistica istantanea, creata nel 2009 da due ex dipendenti di Yahoo, Jan Koum e Brian Acton. I due vogliono creare un’app che dia la possibilità agli utenti di scambiarsi i messaggi gratuitamente utilizzando il proprio numero di telefono e la rete Internet.

Ed ecco che questa nuova realtà ha avuto il merito di mandare in pensione gli SMS. In molti casi ha rivoluzionato il modus operandi di aziende e lavoratori, accorciando le distanze geografiche e unendo le persone sparse in tutto il mondo. In poco tempo WhatsApp diventa un vero e proprio fenomeno di massa con milioni di utenti entusiasti del servizio offerto. Negli anni questa applicazione ha sviluppato tanti nuovi servizi: se all’inizio era una semplice app dove poter scambiare dei messaggi, oggi gli utenti possono inviare foto, video e documenti di testo o file PDF. Una evoluzione, direte voi. Certo, ma qualcosa è sfuggita di mano. WhatsApp, una fusione tra “cosa succede” e “App” ha moltissimi servizi utili, ammettiamolo, ma anche tante disfunzioni. Quali?

La convinzione che il nostro interlocutore sia sempre reperibile. Persino per i briefing.

Eh no, per le riunioni operative esistono le mail. La posta elettronica creata nel 1981 e quel diritto di disconnessione che ognuno di noi dovrebbe rispettare.

Per ottimizzare la produzione e la qualità del lavoro occorre instaurare una corretta collaborazione tra il Cliente e l’Agenzia Pubblicitaria. In che modo? Semplice.

Scegliendo con cura i canali di comunicazione da utilizzare. Sembra tutto risolvibile in quel “ti rubo due secondi (e sono minuti) per spiegarti le modifiche da apportare al progetto”.  In quell’esatto momento qualcosa potrebbe non andare bene: il pubblicitario trascura il lavoro che sta elaborando per mettere attenzione in modifiche che non potrà gestire subito.

Ma è solo un audio, direte! E improvvisamente quel “ti mando un vocale di dieci minuti soltanto per dirti” che vorresti commissionare un lavoro, un progetto. Insomma, un briefing in un audio.  Audio che verrà inevitabilmente: dimenticato, sommerso da altri messaggi, da altrettanti audio di cinque, dieci minuti. Il risultato? Nessuna traccia. Il pubblicitario avrà ritardato la sua consegna, deluso un cliente, avrà fallito i suoi obiettivi. Non è una esagerazione: è la realtà di una società troppo frenetica che non ha ben compreso la preziosa utilità della posta elettronica e del prezioso contributo di una sana e professionale comunicazione.

Le carissime mail, invece, sono ordinate, dettagliate, forniscono concetti e idee ben delineate alle quali si può accedere nel momento in cui il pubblicitario siede alla propria postazione: il computer.  Ebbene sì, la postazione funzionale per un pubblicitario è il pc e ben lontano dal cellulare, per evitare errori e distrazioni.

Quali sono i vantaggi di una mail? (Ti starai chiedendo)

La mail non è invadente, è professionale, si può schedulare ed è tracciabile in archivio e può essere inoltrata al team esecutivo. Contrariamente a WhatsApp che invade la sfera e lo spazio personale proprio perché istantaneo e senza alcun filtro. Utilizzare, quindi, un canale di comunicazione disfunzionale crea disagi e inefficienza, il Cliente così non favorisce ma crea dei ritardi sui lavori da consegnare.

Quando usare il telefono e WhatsApp, quindi?

In caso di una evidente urgenza. Ma urgente non è sinonimo di routine.

I messaggi astratti e al volo lasciamoli per la sfera personale. Un’agenzia pubblicitaria progetta il futuro di una azienda e ama farlo nella totale professionalità e all’audio di dieci minuti preferisce la classica “You’ve Got Mail”.